КУРСЫ СЕКРЕТАРЕЙ. СЕКРЕТАРСКИЕ КУРСЫ
ШКОЛА СЕКРЕТАРЕЙ
Секретарь руководителя
Секретарь руководителя – это профессия, которая включает в себя множество функций. Многочисленные и многообразные обязанности современного секретаря можно (с достаточной степенью условности) подразделить на две большие группы:
- функции по документационному обеспечению управления;
- функции по так называемому бездокументному обслуживанию руководителя.
Ни одно учреждение, организация, предприятие, фирма не могут существовать без специалиста, осуществляющего организационно-распорядительную деятельность.
Профессия секретаря очень популярна. Секретарь является визитной карточкой компании и очень важно, чтобы это был квалифицированный и грамотный работник, творчески решающий повседневные задачи документационного обеспечения организации.
Секретарь – одно из первых лиц, с которым сталкивается посетитель и абоненты, обращающиеся в организацию по различным вопросам. Первое впечатление всегда складывается в очень короткий промежуток времени и является весьма устойчивым.
Главная обязанность секретаря – знать сущность деятельности фирмы и руководителя. Секретарь высокого уровня может принимать определённые решения, представлять свою фирму и руководителя в различных деловых ситуациях.
Деловые качества секретаря: профессиональное мастерство, инициативность, организованность, пунктуальность, ответственность, дипломатичность, преданность работе, лояльность, хорошая память.
Работа секретаря становится все более интересной с точки зрения ее содержания: на смену рутинным техническим процедурам по обработке документов приходят творческие процессы в области управления документацией, участия в выработке управленческих решений, самостоятельного принятия решений в рамках своей компетенции в условиях характерной для рыночной экономики системы делегирования полномочий.
Секретарь в зависимости от сферы деятельности организации, ее корпоративной культуры, организационной структуры, количества сотрудников, стиля управления имеет различные функциональные обязанности, эффективное выполнение которых требует разного уровня профессиональных знаний, навыков, способностей и личностных качеств.
Секретарь как персонал офиса бывает: технический секретарь, офис-менеджер, секретарь, секретарь-референт, секретарь-переводчик, помощник руководителя, ассистент руководителя, опреатор на телефоне и др.).
Современный секретарь должен хорошо разбираться в информационных технологиях, психологии. Секретарю очень важно хорошо знать русский язык, обладать развитой речью и богатым словарным запасом, так как высокий уровень корпоративных отношений требует умения поддержать разговор и уверенно вести беседу.
К современному секретарю выдвигаются также высокие профессиональные требования, предусматривающие навыки офисной работы.
Секретарь руководителя должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиесядеятельности предприятия и ведения делопроизводства;
- структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
- организацию делопроизводства;
- методы оформления и обработки документов; архивное дело;
- правила пользования приемно-переговорными устройствами;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
- основы этики и эстетики; правила делового общения;
- основы организации труда и управления;
- правила эксплуатации вычислительной техники;
- основы административного права и законодательства о труде;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.
Секретарь руководителя должен уметь:
- осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия;
- принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
- вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;
- принимать документы и личные заявления на подпись руководителю предприятия;
- подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя;
- следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование;
- организовать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи;
- по поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем;
- выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний;
- осуществлять контроль исполнения работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также соблюдения сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль;
- вести контрольно-регистрационную картотеку;
- обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе;
- печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводить текущую информацию в банк данных;
- организовать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
- формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив;
- копировать документы на персональном ксероксе.
Не только в крупном и среднем, но и в малом бизнесе растет престиж и повышается статус профессии секретаря. Главным требованием к специалистам секретарского дела является профессионализм, базирующийся на глубоких и всесторонних знаниях в области документационного и бездокументного обеспечения деятельности руководителя и организации в целом.
Кроме того, секретарь должен постоянно повышать свою квалификацию, отрабатывая все новые и новые навыки, помнить огромное количество информации, следить за своей внешностью и модой.
Для работодателя важно в лице секретаря видеть грамотного специалиста в области документоведения, от создания до систематизации и хранения документов, знающего современные компьютерные программные продукты и технологии, а также человека, который понимает и соблюдает правила работы с конфиденциальной информацией.
ПРИГЛАШАЕМ
всех желающих пройти обучение на курсах
«Секретарь руководителя»
в нашем Учебном центре!
Настоящий курс рассчитан на лиц , желающих приобрести дополнительные знания по организации работы в офисе и практические навыки ведения делопроизводства в организации.
Набор на курсы секретарей проводится постоянно и учебные группы формируются быстро. Занятия на секретарских курсах проводятся в небольших группах от 5 до 12 человек преподавателями с большим педагогическим и практическим опытом работы. Все без исключения преподаватели являются специалистами-практиками в области делопроизводства и секретарского дела. Большинство занятий на курсах - практические, проходят в приятной и непринужденной обстановке.
Учебный материал на курсах построен четко и доступен для понимания каждому слушателю, решившему освоить эту интересную профессию. Обучение предельно наглядно и построено по принципу объединения лекций с практическими занятиями, которые проходят в оборудованных учебных классах Учебного центра в удобное для слушателей время (утро, день, вечер). Занятия длятся 3-4 академических часа и проходят 2-3 раза в неделю по рабочим и/или выходным дням.
Форма обучения – групповая.
Время занятий групп на курсах***:
- утренние — с 9-00 до 12-00;
- дневные — с 12-00 до 15-00, с 15-00 до 18-00;
- вечерние — с 18-00 до 21-00;
- группы выходного дня: суббота и/или воскресенье — c 10-00 до 13-00, с 15-00 до 18-00.
*** В отдельных случаях время занятий может быть изменено.
Продолжительность обучения:
- Обучение в группе - 48 ак. часов
-
Обучение в минигруппе (2-3 слушателя) - 36 ак. часов
-
Обучение индивидуальное - 24 ак. часа
Ближайшие даты начала занятий: см. раздел «Расписание занятий» и/или уточните у менеджера Учебного центра.
Место проведения занятий: ул. Сталинградская, 4 или ул. Советская, 13.
Программа обучения разработана с учетом квалификационных требований, предъявляемых к специальности «Секретарь руководителя». (подробнее...)
На курсах секретарей в нашем Учебном центре Вы приобретете практические навыки и умения, которые помогут Вам в дальнейшем стать настоящим профессионалом, грамотно организовывать работу офиса и вести делопроизводство организации.
По окончании курсов «Секретарь руководителя» Вы сможете самостоятельно заниматься подготовкой и оформлением служебных документов, организацией документооборота, хранением и использованием документов в текущей деятельности организации, а также самостоятельно выполнять функции секретаря по бездокументному обслуживанию: организация приема посетителей, телефонное обслуживание, организация встреч и переговоров, подготовка командировок руководителя, организация и участие в работе совещаний, контроль исполнения поручений руководства и др.
По окончании обучения и успешной сдачи квалификационного экзамена выпускникам Учебного центра согласно Государственной лицензии выдается Свидетельство установленного образца о профессиональной подготовке по специальности «Секретарь руководителя».
Высокопрофессиональный секретарь постоянно востребован на рынке труда, у секретарей, как правило, отсутствует такая тяжелая для многих других специалистов проблема, как безработица.
- знание делопроизводства;
- навыки работы с ПК (знание текстового редактора Microsoft Word, редактора электронных таблиц Microsoft Excel и общее знакомство с операционной системой Windows);
- знание в тех или иных пределах иностранного языка – чаще английского, реже немецкого или французского.
Поскольку в основной массе секретарские обязанности на предприятиях малого и среднего бизнеса не являются сложными, многие компании готовы принять на эту должность человека без опыта работы, достаточно пройти обучение на профессиональных курсах. Те же, кто ищет опытного сотрудника, обычно вносят в требования - опыт работы по специальности от полугода до двух лет.
Профессиональные знания
по специальности «Секретарь руководителя»,
полученные в нашем Учебном центре -
гарантия Вашего трудоустройства!
Успешная деятельность любой компании в значительной степени зависит от профессионализма его работников. В дальнейшем и Вы сможете повысить свою квалификацию на различных мастер-классах, обучающих семинарах и тренингах и добиться новых высот в профессиональной деятельности.
Перспективы профессии: Стартуя с позиции секретаря, Вы получаете прекрасную возможность сделать успешную карьеру. Постигнув все нюансы администрирования и специфики работы в подразделениях фирмы, толковый помощник без особого труда сумеет взять в свои руки руководство секретариатом, развить карьеру в избранном направлении и даже стать исполнительным или административным директором. Но, только в том случае, если постоянно пополняет багаж профессиональных навыков, повышая квалификацию.
Преимущества нашего Учебного центра: Курсы секретарей в Учебном центре Волжской ТПП по праву стали самыми популярными в г. Волжском. Около 30% новых слушателей приходят обучаться по рекомендациям наших выпускников, друзей и знакомых! Слушателей нашего Учебного Центра привлекают не только высокое качество обучения, доступные цены, качественные учебно-методические пособия, а также опыт и глубокие профессиональные знания наших преподавателей, индивидуальный подход и внимательное отношение к каждому обучаемому. См. «Отзывы»
Необходимая предварительная подготовка к курсу: знание персонального компьютера на уровне уверенного пользователя.
На занятиях необходимо иметь: тетрадь, ручку.
Записаться на курсы и получить дополнительную информацию можно по телефонам:
(8443)27-04-43
(8443)27-48-91
8-904-770-00-83
Мы рады видеть Вас на наших курсах!
